Skip to main content

Вирішили поділитися з вами нашим кейсом, як компанія IPSM покращила закупівлі та тендери для виробника європіддонів ТОВ «Вуд ПАЛЕТТ Експрес Сервіс» - “W.P.E.S”, родом з 2020-го року.
Чому тільки зараз? Все просто: передавати кращий досвід сьогодні, як ніколи, на часі.

1. Початок співпраці IPSM та W.E.P.S.

W.P.E.S звернулись до нас із запитом покращити свої закупівельні процеси через аутсорсинг (тобто передати команді IPSM частини закупівельної функції компанії-замовника). А саме — в категорії закупівлі деревини та виробництва палетів.

Найскладнішим викликом став процес налагодження закупівель деревини. Ринок специфічний, регульований державою та місцевими лісогосподарствами. Оскільки виробництво знаходиться на Заході України, вся деревина з місцевих лісгоспів йде на експорт до Європи. Наш клієнт також орієнтований на закордонні ринки, тож деревина мала відповідати євростандартам та мати сертифікат якості EPAL. І, звісно, знайти ідеальну сировину в таких умовах було важко. Усі постачальники, що дотримувались євростандартів, уже продавали свій товар за кордон. Зате ми ще раз відшліфували свою майстерність ведення складних переговорів 🙂 І, врешті-решт, знайшли, що шукали. 

Тут треба підкреслити: наша команда почала працювати з клієнтом за кілька років до війни. Це важливо для розуміння економічного контексту в країні. Адже стан ринку постачальників деревини до війни і під час — це дві великі різниці. Сьогоднішня ситуація складніша і потребує додаткової аналітики.

Ще одним викликом у роботі з клієнтом для нас стала організація ефективної комунікації всередині компанії. І хоч до нас там вже працювали з відцифрованим бізнес-рішенням, проте одної автоматизації виявилось недостатньо. Завдяки нашій роботі, дискомунікація між стейкхолдерами була вирішена крос-функціональним шляхом. Цим ми зайнялися чи не одразу, задля налагодження більш ефективної роботи в майбутньому. 

Крім цього, у W.P.E.S відбулися і певні кадрові зміни: зі свого боку ми запропонували для співпраці компанію, що надає бухгалтерські послуги на аутсорсі; у штаті став працювати IT-спеціаліст… Треба було навести лад у бухгалтерському обліку, фінансовій звітності та платіжній дисципліні. Як результат: покращилася робота із постачальниками. Останні почали вчасно отримувати оплату своїх послуг. Репутація та довіра до клієнта отримали шанс на відновлення.

2. Виклики та цілі

Під час аналізу діяльності компанії з’ясувалося, що розрахунои з калькуляції продукції не відповідали дійсності. У свою чергу, це впливало на розрахунок вартості продукції і ціна піддонів була більшою, ніж у конкурентів. Як результат, за рахунок наших рекомендацій вдалося зробити правильну калькуляцію, що підвищило конкурентоспроможність компанії W.P.E.S на ринках України та Європи. 

Разом із замовником ми визначили наступні цілі нашої подальшої взаємодії:

  1. Проаналізувати ринок постачальників деревини, підготувати базу постачальників та розробити стратегію взаємодії з постачальниками. 
  2. Підготувати взірцевий варіант ТЗ на проведення тендеру серед постачальників деревини.
  3. Провести тендер серед цих постачальників, переговори для фіксації домовленостей на середньо- і довгостроковий період.
  4. Підготувати модель управління якістю деревини, яка закуповується, та інструменти моніторингу.
  5. Проаналізувати ланцюг постачання (включно з реалізацією). 
  6. Приймати участь в тендерах на постачання готової продукції – палет клієнтам.
Інструменти, що застосовуються для закупівельного сорсингу

3. Збір та аналіз даних

Далі хочемо розповісти вам про наступний, не менш важливий процес, необхідний для ефективної організації закупівель, проведення тендерів та розробки подальшої стратегії взаємодії з постачальниками. Маємо на увазі: збір та аналіз даних.

Для цього наша команда провела глибокий аналіз ринку, що складався з:

  • Аналізу постачальників; 
  • Аналізу внутрішніх даних і документів, які стосувались постачання і логістики;
  • Аналізу зовнішнього середовища та ключових стейкхолдерів.

В результаті проведеного аналізу, ми підготували базу необхідних постачальників із фіксацією всіх деталей, необхідних для прийняття рішень керівництвом про подальшу взаємодію з партнерами.

І, як наступний крок, перейшли до підготовки стратегії взаємодії з  постачальниками. Наша стратегія включала в себе технічне завдання (ТЗ) та погодження з клієнтом, моделі управління якості деревини, яку закуповують, та моделі вибору постачальників і взаємодії з постачальниками.

4. Вибір Електронного торгівельного майданчика (ЕТМ)

Окремий пул робіт був пов’язаний із вибором Електронного торгівельного майданчика (ЕТМ) для подальшої роботи. Для цього ми спочатку прописали вимоги до ЕТМ та погодили це з клієнтом. Головним завдання тут стало обрання е-майданчика, завдяки якому можна було б проводити тендери серед постачальників деревини, включаючи переговори. Потрібно було, щоб на майданчику в подальшому можна було періодично проводити порівняння вартості (міні-тендери).

Вибір е-торгівельного майданчика базувався на нашій аналітиці, якості роботи самих майданчиків (розглядали 6 різних), доступності ведення закупівель. Врешті-решт, обрали SmartTender. Він підходив під наші задачі: доступний, простий у розміщенні запитів…

Як результат, в подальшому ми змогли організувати участь WPES у державних і комерційних тендерах із кращими показниками, ніж раніше.

5. Підсумки

Завдяки нашій діяльності WPES отримала змогу ефективніше конкурувати на ринках України та Європи. Адже покращена калькуляція та ліквідація неточностей позитивно вплинула на фінальну вартість продукції компанії, завдяки колаборації з фінансистами і бухгалтерами.  Тільки завдяки покращеній калькуляції собівартості кінцевої продукції нам вдалося оптимізувати до 5% від вартості палет.

А ще наша команда створила нове технічне завдання на закупівлю сировини для виготовлення європіддонів. Це дало змогу залучити більшу кількість постачальників та Держагенств лісових ресурсів України. 

У цілому, ми провели детальну роботу з аналізу ринку постачальників та особливостей взаємодіїі з ними в даній категорії. Ми підготували базу постачальників по Україні, описали стратегію взаємодії із ними, описали рекомендації щодо контролю якості сировини. 

Також, визначили найбільш релевантний е-майданчик для оптимізації процесу закупівель, провели навчання, як працювати на майданчику і супроводжували тендери перший час. Як результат, такі дії значно полегшили роботу закупівельного відділу компанії.

Крім цього, ми постійно консультували команду закупівельників і менеджмент WPES протягом трансформаційного періоду.  Консультації відбувались через навчання на робочу місці та оформлені рекомендації під час візитів до компанії.

Надали клієнту перелік рекомендацій з потенціалом до 10% оптимізації витрат на закупівлю сировини.

Замовник відчув позитивні зміни та висловив вдячність нам за покращення його закупівельного відділу, налагодження бухгалтерських послуг в компанії та більш ефективну взаємодію із постачальниками.

Маємо надію, наш досвід стане у нагоді і вам. Звертайтесь!

Фото: надані компанією IPSM, Фото автора David Kwewum, Pexels, Зображення  Зображення Pixabay

Close Menu

Підписатися:

Раз на місяць ми відправляємо дайджест з найпопулярнішими новинами з усього світу та раз на декілька тижнів - запрошення на наші події.
Ви можете відписатися від розсилки будь-якої миті.