Skip to main content

Шлях від пілоту до впровадження повноцінної Категорійної стратегії та допомога в імплементації SAP S/4HANA.

Кейс про те, як зміщення фокусу “Дарниці” на функцію закупівель та взаємодія із IPSM допомогли досягти вражаючих 32% економії в категорії “Фольга”, імплементувати Категорійний менеджмент та складне багаторівневе бізнес-рішення.

Продовження інтерв’ю з фінансовою директоркою фармацевтичної компанії «Дарниця» Ганною Демченко.

Першу частину кейсу та інтерв’ю можна прочитати за посиланням: https://ip-sm.com/yak-kategoriynyy-menagement-spratsuvav-u-farmkompanii-darnytsya/

Частина 2. Про Категорійний менеджмент.

Марина: Продовжимо. Розкажіть, будь ласка, наскільки важливим був етап побудови Категорійного дерева для вас під час запуску SAP і як це вплинуло на Категорійний менеджмент та цифрову трансформацію?

Ганна: Структурований підхід до формування Категорійного дерева, який потім інтегрувався в системне рішення, був критично важливим для нас. Він дозволив нам краще проаналізувати результати, зокрема, отримувати статистичну інформацію щодо постачальників за категоріями. Без цього дерева було б важко відстежувати ці дані. Крім того, Категорійне дерево забезпечило можливість вести трекінг за постачальниками щодо кількості та вартості закуплених послуг.

Щодо фіксації категорій, ми виявили деякі підкатегорії, які потребували невеликих корекцій у процесі співпраці з внутрішніми клієнтами, щоб відповідати їхнім потребам та забезпечити високий рівень обслуговування. Врешті-решт, ми запровадили певні зміни, щоб відповідати потребам наших внутрішніх клієнтів.

Завдяки Категорійному менеджменту команди “Дарниці” та IPSM прагли досягти й в результаті досягли:

  1. Стратегічного управління ланцюгом постачання.
  2. Більшої гнучкості та швидкості реагування на потреби бізнесу.
    Проаналізувавши аварійні заявки та заявки, що повторюються, команда провела по ним закупівлі для підписання рамкових контрактів. Тож тепер у разі форс-мажорів закупівельна команда може задовольнити свої потреби протягом кількох днів.
  3. Зменшення транзакційних витрат.
    Подолати хаос команді вдалося завдяки шаблонам та виробці чіткого алгоритму дій.
  4. Зростання експертизи функції закупівель.
    Раніше закупівельники купували все, що приходило з ERP. Тепер усе структуровано в категорійні групи. Завдяки навчанню від IPSM підвищився рівень спеціалістів та знання ринків.

Марина: Розкажіть про розробку та успіхи пілоту у підкатегорії “Фольга”

Ганна: Підкатегорію обрали через її важливість для компанії та через те, що протягом 3 років до цього в цьому напрямі не відбувалось жодних змін: ні за ціною, ні за появою нових постачальників. Але був потенціал для розвитку.

Цікаво, що після вивчення ринку команда знайшла одразу 3 постачальників-конкурентів навіть в Україні. Їхніх  потужностей вистачило б, щоб покрити потреби усього ринку взагалі, а, наприклад, харчову промисловість аж 4 рази.

Тому одним зі стрижневих завдань стало: розподілити об’єми, ввести нового постачальника. Особливо складним виявилось погодження нового постачальника із внутрішніми та зовнішніми клієнтами.

Для прикладу та розуміння масштабів:

Постачальники "Дарниці"

Далі команді вдалося особливо віртуозно зменшити вхідний контроль як додатковий бонус. Бо це витрати компанії, які мають потенціал до оптимізації без втрати якості процесу.

Наша проєктна команда складалася переважно з працівників відділу закупівель.  Одна людина була залучена на 100%, інші – на 70%, 50% і 30% відповідно (залежно від наявності часу для реалізації проєкту). А ще до проєкту долучилися працівники операційного департаменту, (адже саме вони використовують фольгу, працюють з нею), маркетингу, корпоративних комунікацій, функція compliance та юристи (бо переглядалися контракти).

Цілі стратегії закупівель

Марина: Розкажіть, будь ласка, про результати пілотного проєкту в категорії “Фольга”. Як ви оцінюєте цей пілот і які плани на майбутнє щодо розвитку Категорійного менеджменту?

Ганна: Пілотний проєкт виявився дуже успішним і допоміг нам побудувати фінальну Категорійну стратегію. Ми отримали цінні інструменти для стратегічного аналізу, які дозволили нам знаходити альтернативні шляхи управління цією категорією та постачальниками. Зрозуміли, як адаптувати такий підхід під інші категорії.

Цей проєкт також сприяв розвитку наших співробітників та виявлення їхнього потенціалу.

Щодо майбутнього, ми плануємо розширити застосування категорійних стратегій на більшу частину нашого обсягу закупівель (ідеться приблизно про 80% до кінця 2024 року).

Ми впевнено рухаємося у цьому напрямку, і це наш із вами спільний успіх.

Зміни в закупівельному відділі

Слайд з презентації на бізнес-сніданку “Чи працює Категорійний менеджмент в Україні? Кейси.”

Марина: Такий успіх засвідчує значний розвиток вашої команди. Як саме ви працювали над розвитком своєї команди?

Ганна: Ми використовували вашу методику для оцінки навичок наших колег. Це допомогло нам побачити, що ми можемо поліпшити. Спільно ми розробили план тренінгів, оскільки відчувався брак професійного навчання.

Сьогодні ми продовжуємо інвестувати в навчання співробітників, щоб підвищити їхні кваліфікації і розвинути таланти. Це вимагає великих витрат, але розвиток наших фахівців є нашою стратегічною метою. І ми високо цінуємо ваші підходи до навчання. У них багато практики — це велика перевага на ринку.

 

Марина: Які висновки ви можете зробити після трансформації закупівельної функції?

Ганна: Формально трансформація відбулась, проєкт завершено. Проте ми й надалі розвиваємося і аналізуємо, що ще можна вдосконалити. Вважаю зміни, що відбулися, невідворотними.

Аналізуючи перші 3 проєктні квартали, хочу відзначити: нам вдалося значно збільшити обсяги економії у різних категоріях, перевершивши наші плани.

Наприклад, у підкатегорії “Фольга” ми отримали економію в 32%, а в інших категоріях від 7 до 27%. Це засвідчує, що новий Категорійний підхід надав нам можливість створити більшу цінність для компанії, ніж навіть очікувану.

Марина: Які плани стосовно розвитку відділу закупівель у вас на майбутнє?

Ганна: Ми плануємо продовжувати використовувати показники KPI для оцінки та підвищення продуктивності. Також ми плануємо розвивати систему звітності для наших внутрішніх клієнтів і розробити дашборд для відображення досягнень у сфері закупівель. Ще розробили стратегію розвитку функції на 2024-2025 роки з чіткими планами і діями для кожного співробітника.

Заклали ресурс на навчання внутрішніх замовників процесам закупівель, щоб донести до них цінність функції для компанії. Оскільки на ринку праці відчувається недостатня кількість кваліфікованих співробітників, ми вирощуємо їх самі разом із вами та вашими тренінгами.

Додам лише, що наша модель залишається гнучкою і може змінюватися відповідно до потреб і змін у бізнесі.

План дій

Загальні висновки команди “Дарниці” після запуску проєкту:

  • З постачальниками та внутрішніми клієнтами треба спілкуватися. Прозора та зрозуміла комунікація з ринком та внутрішнім замовником — запорука успіху.
  • Критичними були виїзди на виробничі майданчики постачальників. Це була переламна точка. Закупівельники отримали змогу дослідити весь процес створення тієї ж фольги. Стали краще розуміти, яким є люфт на виконання заявки. Де є фізичні обмеження, а де постачальник прокрастинує.
  • Командна робота на єдиний результат з чітким розподіленням ролей та зон відповідальності. Це дає певну прогнозованість та впевненість. Технічні завдання мають бути проаналізовані та відповідати потребі (ранжувати вимоги за пріоритетами). Стратегії вимагають постійної актуалізації у відповідно до трендів ринку та стратегії компанії.
  • Будьте готові до того, що впровадження Категорійного менеджменту призведе до відволікання людського ресурсу від рутини. Але в перспективі воно перетвориться на переваги.
  • Не бійтеся запрошувати професійних консультантів, які стануть провідниками на шляху імплементації Категорійного управління. Команда IPSM стала для нас неоціненним помічником та мотивувала зміни. Дякуємо за співпрацю!

Довідка:

 IPSM (Procurement & Supply Chain Professional) – українська компанія, яка працює у сфері консалтингу закупівель і ланцюга постачання (оптимізує витрати, вибудовує більш ефективні процеси у закупівлях) та надає аутсорсингові послуги – тобто забирає на себе управління частиною закупівель компанії-замовника.

Фармацевтична компанія «Дарниця» –   один із лідерів ринку серед українських фармацевтичних компаній та №1 за продажем ліків в упаковках (частка ринку за цим показником складає 15,8%).  Компанія має багатобрендовий портфель, що складається зі 177 брендів та 380 SKU.

Фото: надані компанією IPSM та “Дарниця”

Close Menu

Підписатися:

Раз на місяць ми відправляємо дайджест з найпопулярнішими новинами з усього світу та раз на декілька тижнів - запрошення на наші події.
Ви можете відписатися від розсилки будь-якої миті.