Блог Марини Трепової
Агросектор відіграє важливу роль у розвитку та становленні економіки України. Станом на 2021 рік, українську агропродукцію купував, без перебільшення, увесь світ. Лише в минулому році аграрії принесли країні 50% валютного виторгу та 20% ВВП. Зрозуміло, що підтримка та безперебійна робота тут – пріоритетна.
В цьому кейсі компанії IPSM розповімо, як вдалося налагодити закупівлі в агро за рахунок аудиту та аутсорсингу закупівель.
1. Агросектор під час війни
За офіційними даними, за рік від початку повномасштабного вторгнення – агросектор зміг відвантажити майже 39 млн тонн зернових, олійних культур і продуктів їх переробки. У трійці лідерів серед агрокультур, які були відправлені за 10 місяців війни, є кукурудза — 15,6 млн тонн, пшениця — 8,6 млн тонн та соняшникова олія — 3,3 млн тонн.
Особливо важливим для агросектору стає закупівельний «фронт». Адже завдяки оптимізації закупівель (у середньому) компанія може досягти від 5 до 30% економії в залежності від категорії, значно підвищити ефективність закупівель, значно покращити показники сталості бізнесу та знизити можливі ризики, яких сьогодні, будемо чесні, вистачає.
2. Початок співпраці з клієнтом
Герой цієї історії – регіональна агрокомпанія середнього розміру. Ми почали працювати з клієнтом восени 2021 року.
Власники зрозуміли, що не контролюють закупівлі компанії і запросили нас проаналізувати закупівлі, знайти проблемні точки та сформувати закупівельну структуру. Ключові першопричини – відсутність організованих і прозорих процесів, структури та правил та процедур, велика кількість “аварійних” закупівель. А головне – відсутність закупівельного відділу.
Спільно з власниками і топ-менеджментом ми погодили такий план:
- Провести аудит закупівель, щоб виявити слабкі місця та можливі випадки шахрайства.
- Розробити єдині стандарти та налагодити закупівельний процес, створити сам відділ з нуля.
- Розробити посадові інструкції менеджменту та голові відділу. Оскільки клієнт хотів зберегти внутрішній ресурс, вирішили розвивати старих працівників (хоч вони й не працювали раніше в закупівлях). Але під контролем нашої команди – зовнішніх спеціалістів на аутсорсі.
Один зі слайдів з презентації для клієнта.
3. Налагодження роботи функції закупівель
Жовтень 2021. Ми почали будувати відділ закупівель, щоб збільшити економію в компанії. Фактично – команда IPSM взялася організовувати всі закупівельні процеси підприємства, під нашим безпосереднім контролем опинився увесь ланцюг постачання.
Результати цього етапу такі:
- Ми розробили закупівельну політику компанії.
- Запровадили методологію і розробили саму процедуру.
- Визначили рівень взаємовідносин між стейкхолдерами у цьому питанні: хто і як має ініціювати закупівлю, пропрацювали моменти оплати та відстеження якості.
З нашою допомогою створили Тендерний Комітет; співробітники почали користуватися конкурентним опрацюванням, порівнянням цін, приймати виважені колегіальні рішення. До цього закупівлі відбувались хаотично, часто – у авральному режимі.
Тепер, якщо треба щось купити, директор підприємства чітко розуміє: запит йде у відділ закупівель, далі – закупівельники надають свої рекомендації, розрахунки, опрацьовують ринок, а Тендерний Комітет вирішує чи погоджуватися з їхніми рекомендаціями, чи ні. І вже потім – директор може підписувати документи на придбання «із спокійним серцем». Адже в нього з’явився дієвий інструмент для прийняття управлінських рішень – Тендерний Комітет – орган, якому він довіряє у питані закупівель. Треба зазначити, що під час впровадження Політик і процедур та роботи Тендерного Комітету керівництво компанії вирішило включити наших консультантів до складу ТК, як контролюючого органу.
Процес закупівель
4. Результати роботи
У результаті нашої роботи зменшилася кількість аварійних закупівель: у 2022 році їх кількість склала 15%, а ще у 2021-ому – половина (50%) закупівель знаходилася в режимі авралу.
Ми змогли зробити управління закупівлями ефективнішим, завдяки плануванню та завчасному придбанню потенційно-необхідних товарів (наприклад, напередодні підготовки техніки до збору врожаю).
Ми ведемо та своєчасно підстраховуємо працівників компанії у виборі постачальників: аналізуємо ринок та допомагаємо обрати найкращу ціну; попереджаємо керівництво та запобігаємо ризиковим операціям. Таким чином, зупиняємо необґрунтовані витрати коштів компанії; навіть досягли економії у ~ 50% по категорії.
5. Навчання персоналу
Оскільки клієнт хотів по максимуму розвивати внутрішніх співробітників, відділ закупівель сформували зі старих працівників. Досвіду роботи в закупівлях не було ні у кого, тому ми почали навчання з базових знань і навичок. А сьогодні прокачуємо вже продвинуті навички та передаємо все більше нових знань.
Постійно наголошую: освіта закупівельнику потрібна. Сьогодні справжній професіонал в сфері закупівель має оперувати цілою купою спеціальних знань про диджіталізацію даних, категорійний та ризик- менеджменти. Але, на жаль, в університетах України такої спеціальності немає, тому на допомогу приходять курси, тренінги, самоосвіта. Впевнена: люди, які вирішують долю мільйонів гривень, точно мають розуміти, як правильно ними керувати.
6. Контроль над Supply Chain
Ефективна логістика та організація Supply Chain – надважливі для сектору, який має справу з продукцією, що швидко псується.
Для ефективного управління ланцюгом постачання ми враховуємо різноманітні аспекти та опрацьовуємо деталі:
- як обладнати місця зберігання продукції таким чином, щоб втрати були мінімальними;
- як розрахувати пропускну здатність усієї Supply Chain, щоб забезпечувати постачання продукції високої якості з мінімальними втратами;
- як дуже чітко координувати дії та створити максимально детальні графіки доставки і завантаження-вивантаження продукції.
У результаті нам вдалося: налагодити координацію дій між усіма стейкхолдерами.
7. Підсумки
Результат: при бюджеті закупівель в десятки мільйонів гривень ми досягли економії ~ 8%.
Поступово за умови виконання всіх рекомендацій у наведеному кейсі можлива економія до 15%. Звісно, через війну нам не вдалося досягти максимального результату. Але ми пишаємося тим, що не зважаючи на порушені ланцюги постачання, нам вдалося не лише забезпечити безперервність та ефективну роботу підприємства, але й досягти економії.
І це в рік, коли суттєво зросли ціни на логістику, топ-менеджмент компанії змушений був виїхати, а власники – за кордоном, ми забезпечили контроль всіх процесів онлайн та не допустили паніки і хаосу в закупівлях.
Сьогодні в компанії успішно налагоджується ефективний закупівельний процес. В перспективі – все залежатиме від військової ситуації в країні та того, чи підтримуватимуться позитивні перетворення в закупівлях та в ланцюгу постачання надалі.
Ми в IPSM працюємо з компаніями різного розміру та різних індустрій. Наших клієнтів об’єднує бажання зробити власні закупівлі прозорими та зрозумілими.
Фото: надані компанією IPSM, Wikimedia |Автор = Ivshyn, Pexels