Ексклюзивний блог Марини Трепової, голови компанії IPSM
Переговори, це обмін того що в нас є на те, що нам потрібно. Це за Гевіном Кеннеді (професором, засновником власної концепції переговорного процесу). Як на мене, краще і не скажеш. Погодьтесь, з таким форматом «переговорів» ми з вами починаємо мати справу ще з дитинства, коли прагнемо обміняти плюшевого ведмедика на іграшкове авто (ну, або щось на кшталт). Це сама суть переговорів. Все інше – навички, які допомагають нам досягати бажаного. І, як всі інші, ці навички слід тренувати та набувати нових.
”"Навичка вести переговори і правильно комунікувати – одна з найважливіших для закупівельників усіх рівнів. Можна автоматизувати безліч закупівельних процесів, але не можливо передати боту або штучному інтелекту задачу вести переговори і домовлятись"
Марина Трепова
Будь-які переговори мають структуру. Я би виокремила наступні етапи:
– підготовка і планування
– обмін інформацією
– торги та досягнення домовленості
– аналіз переговорів (важлива частина, якою ніколи не слід нехтувати)
Звісно, переговори у різних сферах життя мають свою специфіку. Треба сказати, що на цю статтю мене надихнув мій перший за п’ять років авторський тренінг «Переговори для закупівельників». Тому сьогодні поговоримо про переговори з боку закупівельника.
Про завдання спеціаліста у Procurement під час переговорів
Так, у вас, як спеціаліста у Procurement, є очевидне завдання – вигідно придбати якісний товар чи послугу, та є ще одне, менше очевидне, проте дуже важливе завдання – вибудувати з постачальником відносини, побудовані на довірі за Win-Win принципом. Таку модель переговорів ще називають гарвардською. Це така взаємодія, коли всі учасники отримують вигоду. І це ідеальна ситуація. Адже боротьба «до останнього» завжди буде програвати взаємовигідній співпраці. Вінстон Черчилль колись сказав, що краще розмовляти, ніж воювати.
Як показує практика: у період коронакризи багато компаній втратили своїх (навіть локальних) постачальників. Наприклад, навесні 2020 року компанії-виробники фільтрів для вентиляційних систем вирішили перебудуватися та почали випускати засоби захисту — маски для обличчя. Відповідно, компанії-замовники фільтрів часто просто залишалися без свого постачальника. І ось парадокс: ті замовники, взаємини з підрядниками в яких ґрунтувалися на довгострокових партнерських відносинах, а не тільки на тендерах, — вистояли. Тому що підрядник не захотів втрачати свого постійного клієнта через короткострокову можливість заробити, залишивши під його потреби частину своїх потужностей. Ті ж компанії, які вибудовували чисто канцелярські взаємини, — просто втрачали своїх постачальників. Тому слово «довіра» сьогодні – це не порожні балачки, а дієвий спосіб ефективної взаємодії з контрагентом.
Важливо пам’ятати, що переговори це процес, який здатен самостійно підтримуватися, тому що у будь-якій угоді як мінімум двоє учасників виграють саме при її успішному завершенні. До того ж, цей процес самостійно розповсюджується, адже учасник намагається повторити вигідну угоду з новими партнерами. Тому вдалі переговори – всім плюс у карму”
Про те, як протистояти маніпуляціям, які подають під виглядом Win-Win
Проте є такі «спеціалісти», які під виглядом Win-Win можуть лише вводити вас в оману, а насправді отримують «на вихлопі» набагато більшу вигоду або, ще гірше – не зможуть надавати вам обіцяний рівень якості товарів чи послуг і їх своєчасності. Тут важливо враховувати кілька моментів:
– Підготовку до переговорів із здобуттям максимальної інформації по майбутньому партнеру. Дізнайтеся, чи є у компанії-постачальника борги? Яка в них ділова репутація? Чи варто вірити їх обіцянкам?
– Використання так званого планувальника переговорів, який допомагає підготуватись до переговорів та програти наперед різні сценарії розвитку переговорного процесу. З їхньою допомогою кожен учасник переговорів здатен оцінити свою реальну вигоду від співпраці.
– Розуміння основ психології, щоб заручитися підтримкою постачальника, або знайти та вчасно запобігти маніпулятивним діям іншої сторони.
Як обом сторонам виграти від угоди?
І ось, мабуть, найголовніше питання: «Як обом сторонам виграти від угоди?» Кожен прагне досягти для себе якихось «переваг». Експерти з переговорів впевнені: такий підхід значно кращий, ніж угода без зацікавленості. Як, на мене, найкращий шлях – це довести стороні, що співпраця з вами стане їй максимально вигідною. Переговори мають робити кожного «щасливішим». Має відбутись такий собі ціннісний обмін. Подумайте, чим ви можете зацікавити? Можливо, ви збираєтесь збільшувати свої потужності та у перспективі замовляти більше у цього конкретного постачальника? Або ви погодитесь підтримати вашого постачальника репутаційно, в колах, важливих для нього?.. Варіантів, насправді, багато.
Тим паче, не слід викачувати останні соки зі свого постачальника. Тут не лише про людяність та адекватне ставлення один до одного – тут про відстрочені наслідки. Адже у нашому нестабільному світі без ризик-менеджменту та переліку постачальників «про запас» – обійтись неможливо. Тому краще, коли в вас є кілька партнерів, здатних прийти на допомогу за форс-мажорних обставин.
Сьогодні вкрай важливо будувати свою комунікацію з постачальником за принципом: ти чуєш мене – я чую тебе. Жорстка позиція – це інколи, і справді, добре; проте не в ситуації, коли й вам «потрібно виграти». Адже пам’ятаєте? Win-Win – це про взаємовигідні умови і результати. Ваш протеже так само розуміє, що не лише ви йому, але й він вам потрібен.
Про торги, як найважливішу частину переговорного процесу
Торги – це дуже важлива частина переговорного процесу. Не треба думати, що торги можна проводити лише один раз і їх неможна призупинити і продовжити потім. Інколи (в окремих категоріях) переговори можуть розтягнутися на роки (в основному це стосується складних послуг або, ну, дуже масштабних проектів). До переговорів можна повертатися другий, третій та н-ний рази, в залежності від того, чого ви намагаєтесь досягнути і наскільки складний ваш переговорний процес. Цей інструмент використовують, щоб якнайкраще підготуватися, а потім – далі «в бій». Та обережно.
Інколи така вичікувальна позиція (наприклад, «дочекатися» кризового стану у компанії-постачальника) може зіграти з вами злий жарт. Так, можливо, вже безсилий постачальник – і вимушений буде погодитись на всі ваші кабальні умови, проте у будь-який зручний для нього та (за іронією долі) незручний для вас час – буде намагатись позбутися невигідного для нього контракту. Або просто не зможе виконати цей контракт.
З іншого боку, у вічних торгах ви втрачаєте час та свої ресурси, які могли б працювати на щось інше та дати вам у результаті більше грошей. Також, важливо не доводити торги до критичного стану, коли постачальник сам відмовляється продовжувати переговори. Це відбувається, якщо ви торгуєтесь дуже жорстко і вимагаєте над-високу знижку. Для вас така відмова буде означати – у порожню витрачений час та необхідність початку нової хвилі переговорів із новим постачальником.
"Я рекомендую обирати формат переговорів «за інтересами». Це успішна практика, коли ви виносите всі ваші інтереси на стіл переговорів і обмінюєтесь цими інтересами з протилежною стороною"
Про особливості сучасних переговорних процесів.
І, мабуть, останнє, на чому я хочу наголосити у межах свого блогу – це про розуміння потреб часу і особливостях сучасних переговорних процесів. Світ не стоїть на місці. І сьогодні балом у світосприйнятті людини керує, так званий, метамодерн. Якщо коротко, це, така собі, культура прийняття нестабільності, яка, на мій погляд, загострено актуалізувалася у добу коронакризи. Сучасні метамодерні перемови – це про швидкість та прийняття нестабільності. Ваші аргументи, як і аргументи іншої сторони, можуть змінитися буквально за години. І до цього слід звикнути. Як і до нової толерантності. Люди більше не хочуть терпіти зайвий тиск. Вміння чути – набуває сьогодні вкрай важливого значення. Звісно, заручатися підтримкою співрозмовника стане легше, якщо знати деякі психологічні прийоми. Наприклад, ніколи (підкреслюю – ніколи!) не перебивайте іншу сторону. Краще дочекатися поки людина завершить свій монолог, і перепитати та уточнити на кшталт: «Чи правильно я зрозумів?..» І таких ефективних прийомів досить багато.
Думаю, вам вже час тренувати нові навички, друзі! Вести переговори – це справжнє мистецтво, освоєння якого відкриє перед вами нові можливості.