Skip to main content

У 2022 році ІТ-компанія SoftServe за нашою допомогою запустила web-портал, покликаний покращити взаємодію SoftServe із постачальниками.

Наші вимоги до постачальників викладені для того, щоб визначити очікування від їхньої поведінки, побудувати довіру та забезпечити відповідність встановленим вимогам.

З порталу для постачальників SoftServe.

1. Початок співпраці IPSM та SoftServe

У червні 2021 року розпочалася наша співпраця з українською IT-компанією SoftServe.  Мета співпраці – оптимізація процесів закупівель завдяки консалтингу і вихід на новий рівень управління витратами.

У лютому 2022 року закупівельники по всьому світу зрозуміли: пандемія стала лише розминкою. Дісталося усім. Значно ускладнилися й закупівлі для IT-сектору. А нестабільна ситуація на ринку напівпровідників додала ще більше проблем. Звісно, нові умови та військовий час вимагають нових закупівельних рішень. І перемагають ті компанії, які не чекали на чергові ускладнення, а пришвидшили процеси трансформації в закупівлях.

SoftServe прагли зробити свої відносини із постачальниками більш прозорими, ефективними та зрозумілими. Зі свого боку, ми допомогли замовнику окреслити больові точки;  зробили аудит процесу взаємодії компанії із постачальниками та управлінні контрактами. І обрамленням наших спільних зусиль стало створення web-порталу, покликаного мінімізувати ризики бізнесу, спростити життя співробітникам та покращити їх взаємодію із постачальниками у майбутньому.

2. Як працює портал для постачальників SoftServe?

Цей сервіс покликаний допомогти компанії на етапі пошуку підрядників, аналітики та первинної взаємодії з постачальником, його скринінгу. Портал для SoftServe став частиною нового, більш сучасного погляду на закупівлі.

Web-портал виконаний за usability стандартами, максимально простий у використанні, дозволяє сторонньому користувачеві швидко розібратися у структурі сторінки; максимально надійний з точки зору інформаційної та технологічної безпеки.

Портал складається з трьох блоків:

  1. Кодексу поведінки постачальника
  2. Критеріїв прийнятності
  3. Порталу постачальника (Coupa Supplier Portal (CSP)

Перші два блоки є збірками «правил» компанії, за умови виконання яких, SoftServe може включити постачальника до своєї бази і розпочати взаємодію із ним. Тобто це таке собі «запрошення» у тендерну або в переговорну процедуру, тощо.

Портал для постачальників SoftServe

Портал для постачальників SoftServe

Кодекс поведінки постачальника – це набір певних очікувань SoftServe від постачальників щодо ведення бізнесу та роботи з клієнтами, партнерами, державними установами, спільнотами та громадськістю. Кодекс Поведінки Постачальника SoftServe встановлює стандарти компанії щодо етичної ділової практики та відповідності нормативним вимогам. На цьому етапі компанію цікавить дотримання підрядником законодавства, нормативно-правових актів, прав людини, його ділова етика.

Критерії прийнятності – мінімальні вимоги SoftServe до потенційного постачальника. Це означає, що потенційний постачальник повинен виконати вказані вимоги, щоб розпочати взаємодію із SoftServe. Тобто критерії прийнятності – це своєрідний перший «дозвіл» на можливість подальшої співпраці і взаємодії, «до-тендерна частина». Тут висуваються відповідні вимоги до постачальника: від соціально-відповідальних практик, як от захист навколишнього середовища, до фінансового стану. Щоб пройти процес авторизації, усі постачальники SoftServe повинні відповідати усім оприлюдненим вимогам, документам та специфікаціям.

Coupa Supplier Portal (CSP) – це безкоштовний інструмент для постачальників, щоб легко вести бізнес із компанією SoftServe, яка використовує систему закупівель Coupa. Портал полегшує управління транзакціями з SoftServe. Залежно від конкретної конфігурації Coupa, ви можете керувати вмістом і налаштуваннями індивідуально, включаючи перегляд замовлень, налаштування способів доставки, створення каталогів, надсилання рахунків-фактур і попередніх сповіщень про відправлення, перевірку статусу оплати та інше.​

3. У чому практична користь роботи порталу для SoftServe?

  1. Процес онбордінгу постачальників став значно ефективнішим. Завдяки рекомендаціям IPSM портал зробив критерії вибору підрядників автоматизованими, максимально прозорими та чіткими; спростив життя як співробітникам, так і самим постачальникам. Адже постачальник, який з якихось причин не підходить SoftServe, тепер не буде марнувати свій час на порожні надії.
  2. Надана постачальниками інформація дозволяє зменшувати ризики і приймати відповідні рішення по ним максимально прозоро та оперативно. Таким чином відбуватиметься суттєва економія та підвищується надійність майбутніх операцій.
  3. Клієнт отримав один канал для «спілкування» із постачальниками, чітко прописавши критерії первинного відбору та автоматизувавши початковий етап. Завдяки чому значно спрощується комунікація. Також пришвидшився процес погодження і розподілення ролей.
  4. Портал допоміг SoftServe розвантажити співробітників компанії, зменшивши кількість операцій, на яких можна не зосереджувати власні ресурси. Так фахівець із закупівель компанії тепер матиме більше часу на вирішення стратегічних завдань. Тобто завдяки автоматизації, частину роботи, яку раніше робили закупівельники компанії, тепер збирає портал. Кожен постачальник завантажує необхідну інформацію про себе самостійно, а вже потім SoftServe використає її для перевірки та аналізу потенційних підрядників. Так, автоматизація спрощує момент подачі та збору інформації. А відповідальність за збір і надання інформації тепер лежить на постачальнику.
  5. Завдяки автоматизації відбулось покращення якості аналітики постачальників. У майбутньому, це дасть компанії певну наочність усього масиву інформації і даних, аналітичний зріз для подальшого прийняття рішень. Можна буде дізнатися: з яких ринків приходять запити, якої форми власності компанії звертаються частіше і т.д. Спрощується збір інформації, зменшується кількість помилок…
  6. Роль закупівельної команди в компанії зросла. Зараз портал для постачальників довів свою ефективність, тож професіонали із закупівель у SoftServe посилили свій вплив на бізнес-процеси.

Приємно, коли вашу роботу оцінюють на такому високому рівні, як це роблять у SoftServe:

Дякуємо компанії IPSM за те, що допомогли нам краще окреслити проблематику в закупівлях та скерувати зусилля в правильне русло. Завдяки web-порталу із правилами для постачальників ми змогли розвантажити колег департаменту закупівель, які тепер можуть сфокусуватися на більш стратегічних задачах, та, що дуже важливо, зменшити ризики у взаємодії із постачальниками. Також, портал дозволив оптимізувати процес аналізу постачальників для більш ефективної роботи та отримання довгострокових переваг. Саме IPSM допомогли нам сформулювати основну концепцію роботи порталу в частині взаємодії з постачальниками.

– Василь Бичинський, VP of IT Asset Management компанії SoftServe.

4. Результати роботи

Таким чином, компанія SoftServe отримала готовий конкретний інструмент – портал для потенційних постачальників, який став обрамленням оновленого образу функції закупівель компанії: більш прозорого і сталого. Великий потенційний бонус роботи порталу: можливість використання отриманої інформації від постачальників для роботи з партнерами і подальшого більш чіткого прогнозування, зменшення можливих помилок у прийнятті рішень.

Треба додати, що успіх подібних проектів можливий тільки завдяки ефективній взаємодії з клієнтом. Дуже приємно, коли зовнішнім спеціалістам у компанії не заважають, а навпаки – підтримують та допомагають втілити їх ідеї у життя. Круто, що інформація про наші напрацювання була донесена до всіх стейкхолдерів, а правила для постачальників – прописані у плідній співпраці із SoftServe.

Ознайомитися з порталом можна за посиланням: https://www.softserveinc.com/uk-ua/become-a-supplier

Ми в IPSM працюємо з компаніями різного розміру та різних індустрій. Наших клієнтів об’єднує бажання зробити власні закупівлі прозорими та зрозумілими.

Фото: надані компанією IPSM, Wikimedia |Автор = Ivshyn, Pexels

Close Menu

Підписатися:

Раз на місяць ми відправляємо дайджест з найпопулярнішими новинами з усього світу та раз на декілька тижнів - запрошення на наші події.
Ви можете відписатися від розсилки будь-якої миті.