Skip to main content

Шлях від пілоту до впровадження повноцінної Категорійної стратегії та допомога в імплементації SAP S/4HANA.

Кейс про те, як зміщення фокусу “Дарниці” на функцію закупівель та взаємодія із IPSM допомогли досягти вражаючих 32% економії в категорії “Фольга”, імплементувати Категорійний менеджмент та складне багаторівневе бізнес-рішення.

“Компанія IPSM стала для нас надійним партнером, завдяки якому відділ закупівель “Дарниці” розпочав свій шлях змін та досяг у цьому неабияких успіхів. Ми щиро дякуємо особисто Марині Треповій та всій команді за професійність та допомогу в імплементації Категорійного менеджменту.”

Фінансова директорка фармацевтичної компанії «Дарниця» Ганна Демченко

1. Про компанію «Дарниця»

Для того, щоб оцінити масштабність нашого кейсу, важливо розуміти, що «Дарниця» є одним з лідерів ринку серед українських фармацевтичних компаній.
Ось лише кілька показників для більшого розуміння:

Зростання "Дарниці"

При цьому фармгігант регулярно зіштовхувався із викликами у своєму закупівельному відділі.

Типові з них:

  • залежність від одного постачальника, відсутність альтернативних постачальників за критичними напрямками
  • дуже велика кількість малих постачальників
  • непривабливі терміни оплати, в більшості випадків передоплата
  • неоптимальна ціна закупівлі
  • збільшена кількість транзакцій з причини неконтрольовано створених замовлень
  • завантаженість ресурсів на підтримку операційних процесів, більшою мірою гасіння «пожеж»

2. Початок співпраці IPSM та “Дарниці”

Вдосконалювати закупівельну функцію “Дарниця” вирішила через взаємодію із консалтинговою компанією IPSM як провідним постачальником аутсорсингових послуг у сфері закупівель в Україні.

Проєкт розпочався у жовтні 2022 року і тривав до кінця 2023-го включно. Стратегію прописували з одного боку команда “Дарниці”, з іншого — IPSM на чолі з Мариною Треповою.

Загальний пул робіт від IPSM для “Дарниці” виглядав так:

  1. Аналіз поточного стану та ідентифікація проблем і прогалин через GAP-аналіз.
  2. Аналіз всіх бізнес-процесів зі всіма стейкхолдерами.
  3. Розробка майбутньої моделі TO BE закупівель і постачання.
  4. Проведення фасилітаційних сесій з топ-менеджментом і закупівельниками.
  5. Розробка плану трансформацій.
  6. Проведення інтерв’ю зі всіма закупівельниками для аналізу їх знань і компетенцій. Підготовка рекомендацій по кожному співробітнику.
  7. Розробка нової оргструктури відповідно до нової моделі.
  8. Розробка плану навчання і розвитку всіх співробітників відділу закупівель і постачання відповідно до результатів інтерв’ю і нової організаційної структури.
  9. Супровід командою IPSM закупівельної команди “Дарниця” під час трансформації.
  10. Аналіз і верифікація всієї Master Data за всією номенклатурою. Побудова Категорійного дерева. Фіналізація оновленого Master Data з командою і затвердження Категорійного дерева для подальшого переходу на SAP S/4HANA.
  11. Імплементація Категорійного менеджменту. Супровід пілоту з Категорійного менеджменту у категорії “Фольга”: розробка стратегії, навчання всієї категорійної групи, менторинг і допомога. Захист командою Категорійної стратегії. Рекомендації та подальший супровід до отримання перших результатів.
  12. Навчання команди з тем “Введення в закупівлі”, “Категорійний менеджмент”, “Переговори в закупівлях”.

І врешті-решт, завдяки планомірній, стратегічній роботі команди “Дарниці” та IPSM значно поліпшити функцію закупівель. 

Команда закупівельників "Дарниці" на навчанні від IPSM

Команда закупівельників “Дарниці” на навчанні від IPSM.

Тож сьогодні закупівельники фармкомпанії не просто виконують транзакційну роботу, а повністю управляють категоріями.

Як саме їм це вдалося? Розповість CFO «Дарниці» Ганна Демченко у розмові із СЕО IPSM Мариною Треповою.

3. Інтерв’ю з фінансовою директоркою фармацевтичної компанії «Дарниця» Ганною Демченко.

Частина 1. Про трансформацію відділу закупівель

Марина: Ганно, спробуймо розібратись у деталях проєкту трансформації закупівельної функції. Чому саме підготовка бізнес-процесів перед імплементацією SAP S/4HANA була для вас настільки важливою?

Ганна: З радістю розповім про наш спільний досвід, Марино. Оскільки SAP працює за міжнародними стандартами і практиками, для його імплементації важливо мати підготовлені бізнес-процеси. Наші попередні процеси не зовсім відповідали цим вимогам, тому перед імплементацією SAP ми вирішили скоригувати їх спільно з вами.

Звичайно, SAP можна було й кастомізувати під потреби конкретного бізнесу, але це набагато дорожче, ніж звичайне системне впровадження, яке, власне, і потребувало підготовки.

Зміни в "Дарниці"

Марина: Чому ваша компанія не провела цю підготовку самостійно?

Ганна: Є кілька причин. По-перше, хоч у нас уже був досвід централізації закупівельної функції (ми самостійно займалися цим питанням, починаючи з 2015 року), але для імплементації Категорійного менеджменту його не вистачало.  При цьому розподіл закупівель на стратегічні та операційні, розробка категорійного дерева, як на мене, є найбільш правильним рішенням для компанії. Важливо, що саме SAP процеси і будуються на базі чіткого розподілу функціоналів та категорій.

По-друге, ми відчували необхідність у впровадженні нових практик та підходів, які були відомі вам та вашим консультантам.  Тим паче, ніде правди діти, ініціатори відчували певний спротив такій трансформації. Тож запросили до проєкту консультантів, щоб надати нам ще й поштовх з точки зору зміни ментальності і запровадження фахового підходу до Категорійного управління закупівлями.

 

Марина: Чому ви обрали саме IPSM?

Ганна: Ви маєте великий досвід з точки зору трансформацій закупівельної функції у різних компаніях. Консультанти, з якими ви працюєте, знаються на Категорійному менеджменті, працювали із бізнесом, навіть мультинаціональним, який проходив шлях до Категорійного управління ще років 15 тому.

Також нам імпонувала ваша позитивна репутація — це те, без чого не було б довіри. А без довіри в таких питаннях нікуди.

 

Марина: Якими очікуваннями ви керувалися перед початком співпраці з нами?

Ганна: На початку ми мали певне уявлення про те, що маємо змінити, але аудит, проведений вами, виявив деякі недоліки, про які ми не знали. Зокрема, умови оплати постачальникам, які вважались неприйнятними з точки зору сash flow. Цей аналіз ще раз упевнив мене, що рішення переходити на Категорійний менеджмент було правильним, і ми рухаємось у правильному напрямку.

Фасилітаційна сесія в "Дарниці"

Фасилітаційна сесія в компанії “Дарниця” 

Марина: Був цікавий етап роботи після первинного аналізу. Ми зробили фасилітаційну сесію, в якій брали участь топ-менеджмент і команда закупівельників. Чи був такий досвід, на вашу думку, корисним?

Ганна: Нам імпонує ваш підхід. Адже,  по-перше, відбувається глибокий аналіз старої моделі, а по-друге, до нової моделі залучаються всі зацікавлені стейкхолдери, включно з топ-менеджментом. Це дозволяє нам бути максимально прозорими і чесними всередині команди. Врешті-решт, так нашим співробітникам легше впоратись із викликами.

Пригадую, коли ви показали результати оцінки наявних процесів, для команди це було відкриттям з точки зору того, що прийняти, що щось працює не так, не просто і певним чином образливо. Тому залучення команди для глибшого вивчення майбутніх змін – це максимально ефективне рішення.

Дуже приємно бачити, коли команда сама приходить до розуміння того, що зміни необхідні.

 

Марина: Як саме вам вдалося донести цінність проєкту до СЕО?

Ганна: По-перше, разом із вами ми влучно окреслили цілі проєкту та майбутню цінність для компанії в цифрах. Це і вплинуло на фінальне рішення СЕО піти у трансформацію, коли він побачив вплив в оптимізації процесів та можливість отримання економії, що значною мірою має вплив на фінансові результати компанії.

По-друге, добре спрацювала загальна залученість усіх стейкхолдерів уже з першого етапу організації проєкту. Так ми зрозуміли, як саме слід розподілити ресурси і скільки додаткових консультантів нам потрібно.

По-третє, швидкі зміни в світі, включаючи розвиток штучного інтелекту, вимагають від нас переглядати наші стратегії.

Хочу окремо відзначити роль проєктного менеджера, який має надихати та мотивувати всю команду. Спочатку нам було над чим попрацювати, навіть довелося змінити менеджера. Адже це надзвичайно важливий аспект.

 

Марина: Що б ви змінили, якщо могли б розпочати процес знову?

Ганна: Я би залучила більше ресурсів з інших відділів компанії. Це допомогло би краще зрозуміти загальну картину процесу та почути побажання від колег, які є внутрішніми клієнтами. Також у формуванні процесу більше уваги приділила би потребам самого бізнесу.

ДАЛІ БУДЕ…

Ми в IPSM працюємо з компаніями різного розміру та різних індустрій. Наших клієнтів об’єднує бажання зробити власні закупівлі прозорими та зрозумілими.

Фото: надані компанією IPSM та “Дарниця”

Close Menu

Підписатися:

Раз на місяць ми відправляємо дайджест з найпопулярнішими новинами з усього світу та раз на декілька тижнів - запрошення на наші події.
Ви можете відписатися від розсилки будь-якої миті.